Las 7 fórmulas para conseguir un evento de éxito

Organizar un evento audiovisual no siempre resulta una tarea sencilla. Además de acertar en el mensaje, es importante sorprender y captar la atención del público durante todo el acontecimiento.

Pero, ¿cómo se consigue? Para cualquier empresa que quiera promocionar alguno de sus productos o servicios, para eventos corporativos o para congresos internacionales, os dejamos 7 fórmulas con las que podréis construir un evento exitoso que cumpla con vuestros objetivos.

1.- Creatividad al poder

La innovación y la creatividad son dos aspectos clave para cualquier evento audiovisual. Lo más habitual es que la mayoría de tu público ya haya asistido a docenas de conferencias y eventos, por lo que debes intentar que el tuyo sea inolvidable.

2.- Conoce a tu público

Una pieza fundamental que te permitirá adaptar tu mensaje, contenidos y en definitiva, todo el evento. Las personas que asisten a tu evento son tus clientes, así que debes esforzarte por conocerlos bien a fin de poder ofrecerles una experiencia que satisfaga sus expectativas.

3.- Instalaciones y equipos

En la búsqueda del lugar idóneo para celebrar el evento debemos tener presentes las instalaciones que se necesitan y el espacio disponible. Por ejemplo, la conexión wifi, la capacidad que alcanza o la cantidad de conexiones que puede soportar. Por otro lado, el espacio debe poder adaptarse a las necesidades del evento teniendo en cuenta los equipos que van a ser necesarios. Además de internet, si vas a recurrir al alquiler de pantallas gigantes necesitarás saber qué espacio ocupan y dónde se van a colocar, así sabrás si realmente es la ubicación adecuada o no.

4.- Networking y Gamificación

Muchos de estos congresos y ferias se utilizan para hacer networking entre profesionales. Sin embargo, a veces es difícil generar el clima propicio para interactuar y conocerse. Aquí entra en juego la gamificación, es decir, la integración de mecánica de juegos que sirva para romper el hielo y hacer nuevos contactos.

5.- Información y difusión en internet

Las herramientas de internet son actualmente ineludibles para cualquier evento. Por un lado, poner online una página del acontecimiento con toda la información del mismo como el programa, ponentes, ubicación… Debe ser un sitio web atractivo e informativo y que se actualice a menudo. Siguiendo esta línea, debes aprovechar todo el poder que ofrecen hoy en día las redes y medios sociales para conseguir una mayor promoción antes del evento, y también después.

6.- Iniciativas sostenibles

Aunque parezca un gasto sin importancia, si en el evento incluyes iniciativas de RSC (responsabilidad Social Corporativa) notarás que realmente resulta importante para un número cada vez mayor de personas. Un gasto adicional que vale la pena.

7.- Si lo necesitas, pide ayuda

Puede pasar que no tengas experiencia en la organización y planificación de eventos. En estos casos, contar con la ayuda de profesionales cualificados y con experiencia será una buena forma de conseguir un evento exitoso.